REQUISITOS GENERALES.
Todo gasto para ser deducible en las declaraciones de pagos fraccionados y de la Renta (IRPF) tiene que cumplir los 4 requisitos siguientes:
CORRELACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS
Acreditar que el gasto se ha ocasionado en el ejercicio de la actividad y que es necesario para la obtención de los ingresos. No son deducibles gastos ocasionados en el ámbito particular que son meros supuestos de aplicación de la renta al consumo.
No será fiscalmente deducible el gasto cuando no exista esa vinculación (ingreso implica gasto). Además, Hacienda en una eventual comprobación pedirá pruebas que justifiquen la necesidad de aquellos gastos cuya vinculación a la actividad económica no sean evidentes, a falta de prueba suficiente o argumentos basados en criterios lógicos, objetivos y prudentes, los quitará de las declaraciones presentadas.
En la valoración de esta vinculación debe tenerse en cuenta el importe del gasto. Aquellos que sean excesivos o desmesurados, respecto de los que, con arreglo a los usos y costumbres, se consideran gastos normales, Hacienda podrá decidir que no son deducibles.
AFECTACIÓN DE LOS BIENES A LA ACTIVIDAD
La afectación de los bienes al ejercicio de una actividad supone que el precio de compra y los gastos de mantenimiento, reparación y en general los gastos de utilización del bien son deducibles.
Para considerar afecto un bien a la actividad deben cumplirse las siguientes condiciones:
Primera: los bienes deben ser necesarios para el desarrollo de la actividad económica.
Segunda: la utilización de los bienes debe ser exclusiva para los fines de la actividad económica.
Hay excepciones a este requisito de utilización exclusiva:
a.) Se permite la posibilidad de considerar afectos parcialmente una parte de un bien, siempre que la parte del mismo que realmente es utilizada en la actividad permite un aprovechamiento separado e independiente del resto de partes no utilizadas en la actividad. Por tanto, no puede considerarse parcialmente afectos bienes indivisibles.
b) Aunque no se permite considerar afectos bienes que atienden necesidades privadas, se permitirá considerar el bien afecto si son instrumentos de trabajo utilizados por un período de tiempo superior a un año y el uso particular es “accesorio y notoriamente irrelevante”.
Hacienda señala que es "accesorio y notoriamente irrelevante" un uso privado en días u horas inhábiles durante los cuales se interrumpe el ejercicio de la actividad económica. No obstante, excluye de accesorio e irrelevante, los bienes de esparcimiento o recreo.
En caso de automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores, motocicletas, aeronaves o embarcaciones deportivas o de recreo, Hacienda es más exigente, y pide una utilización exclusiva a la actividad económica, salvo que sean vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías, que pueden considerarse afectos si el uso particular es accesorio y notoriamente irrelevante. También cabe un uso particular accesorio e irrelevante si estos medios de transporte son destinados a los desplazamientos de representantes o agentes comerciales, a servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación, a servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación, o son destinados a la cesión de uso con habitualidad y onerosidad.
Tercera: la titularidad de los bienes debe pertenecer al autónom@. En caso de matrimonio, cabe que la titularidad común a ambos cónyuges. Si un bien no es de titularidad del autónom@, o de él y su cónyuge, no se podrá considerar afecto a la actividad económica. No obstante, los bienes alquilados o cedidos, por tanto, que no son de titularidad del autónom@, cuando su utilización genera unos gastos necesarios para la actividad económica (pagos de alquiler, reparaciones...), se podrán deducir partiendo del requisito de correlación de ingresos y gastos. En todo caso, la utilización del bien alquilado debe ser exclusiva para la actividad económica, salvo que sea un instrumento de trabajo utilizado por un período de tiempo superior a un año, que permite un uso particular “accesorio y notoriamente irrelevante” (con las excepciones indicadas en el punto segundo para automóviles, motocicletas, y ciclomotores).
Cuarta: la titularidad de los bienes de utilización plurianual debe figurar en la contabilidad (Libro-Registro de Bienes de Inversión). Por eso, debes llevar un registro (Ej: hoja de cálculo) con una lista de los bienes afectos que son utilizados de por un período de tiempo superior a un año como instrumentos de trabajo o medios de explotación. En este registro se debe indicar para cada uno de los bienes de inversión: el valor de adquisición, la fecha de adquisición, la cuota anual de amortización, y fecha de baja.
Quinta: Las condiciones anteriores deben ser probadas por el autónom@ en caso de que te requiera para ello la Hacienda Pública. No vale decirle al inspector de hacienda que son bienes afectos, hay que demostrar de forma convincente con documentos, salvo que sea evidente para cualquier persona que dichos bienes son propios de la actividad económica.
Es necesario que el gasto en el IRPF se pueda probar por algún medio que que acredite: (1º) ¿quién ha soportado el gasto? el autónomo; y (2º) ¿en qué consiste el gasto? descripción del tipo de un gasto necesario para realizar la actividad económica.
Lo mejor es pedir factura completa en todas las compras que vayas a deducirte. Estas facturas completas tienen que llevar el nombre, apellidos, NIF y domicilio del autónom@, tienen que describir claramente lo que se está comprando, y deben contener de forma separada el tipo impositivo de IVA y la cuota de IVA.
Realizar el pago de los gastos con cargo a la cuenta bancaria del autónom@, mediante transferencia, tarjeta bancaria, pago con móvil, permitirá probar quién ha soportado el gasto deducible. Registrar los turnos de trabajo de reparto en bicicleta con aplicaciones del móvil tipo "Strava" o "Google Fit", permitirá probar los días y horas trabajadas, el número de kilómetros y los lugares de trabajo. Esto te vendrá bien para justificar el gasto de alimentación en restaurantes y bares, el uso de la bicicleta para el trabajo y su uso privado de forma accesoria y notoriamente irrelevante.
Recuerda que es muy probable que un inspector de hacienda rechace todo justificante que no sea una factura completa.
ANOTACIÓN EN LOS LIBROS-REGISTRO
El autónomo está obligado a llevar un registro de sus facturas de ingresos y gastos, también de sus bienes de inversión afectos a la actividad económica. Se llevan en una Hoja de cálculo tipo Excel. Es mejor que lleves el registro de ingresos y gastos mes a mes, o trimestralmente justo antes de hacer las autoliquidaciones, te facilitará cubrir los modelos que hay que presentar en Hacienda y, en caso de una inspección de hacienda, te van a pedir las hojas de cálculo con el registro de las facturas de ingresos y gastos. Existen un formato obligatorio, no vale que hagas el registro a tu manera, descarga aquí un modelo borrador de Libro-Registro.
Finalmente, aclarar dos cosas sobre la deducibilidad del gasto:
- Es deducible en la declaración de la Renta (y en los pagos fraccionados) el precio de compra sin incluir el IVA. La cuota de IVA la deduces en la declaración del impuesto sobre el valor añadido (modelo 303).
- Si los bienes comprados, por su naturaleza y función, están normalmente destinados a ser utilizados por un período de tiempo superior a un año como instrumentos de trabajo o medios de explotación, entonces, solo podrás deducir cada año un porcentaje del precio de compra. Es decir, la deducibilidad al 100% se alcanza en varios años (ver explicación de “amortizaciones” en el apartado de "clases de gastos deducibles").