CASOS PARTICULARES DE GASTOS DEDUCIBLES.
A continuación, se analizan una serie de gastos típicos del ciclomensajer@ y se contesta si son o no deducibles.
VIVIENDA HABITUAL
Hacienda considera que no se prestan desde un establecimiento los servicios para cuya prestación intervengan vehículos de tracción mecánica. Por ejemplo: la actividad de transporte, mensajería y recadería, por tanto, no se podría deducir ningún gasto relacionado con la vivienda porque no estaría correlacionado con los ingresos de estas actividades.
Pero no está todo perdido, Hacienda define “local indirectamente afecto a la actividad” como la edificación en que la actividad en sí misma no se realiza pero es necesaria para que la misma se pueda desempeñar, por ejemplo, centros de dirección, oficinas administrativas, almacenes, depósitos... Conclusión, se podrá deducir parcialmente algunos gastos de la vivienda siempre que se declare la misma como parcialmente afecta a la actividad. Hay que comunicarlo en el modelo 037, poniendo los metros cuadrados y el porcentaje que representan estos metros respecto al total de la superficie total de la vivienda habitual. No obstante, deberemos contar con una habitación que pueda ser utilizada única y exclusivamente para el trabajo, no vale la afectación parcial del salón o del dormitorio. Además, si se trata de una vivienda en propiedad debe figurar en el libro de bienes de inversión.
Si has comunicado en el modelo 037 la vivienda afecta indirectamente a la actividad económica, podrás deducirte, al menos en parte, los gastos de suministros de la vivienda (agua, gas, electricidad, telefonía e Internet) y los gastos ocasionados por la propiedad o alquiler de la vivienda (amortización del precio compra o las cuotas de alquiler pagadas, los intereses y comisiones del préstamo hipotecario, los gastos de comunidad de propietarios, las reparaciones en la vivienda, el IBI, la tasa de basuras, las prima de seguro de la vivienda...).
Los gastos de suministros de la vivienda serían deducibles en la proporción siguiente:
30% x (metros cuadrados vivienda destinada a la actividad / superficie total vivienda)
Podrías aplicar un porcentaje superior si pruebas una jornada semanal de trabajo de más de 50,4 horas, ya que el porcentaje del 30% sale de 50,4 horas semanales de trabajo sobre 168 horas que tiene la semana.
Los gastos de propiedad o alquiler de la vivienda son deducibles en la proporción siguiente:
(metros cuadrados vivienda destinada a la actividad / superficie total vivienda)
IMPORTANTE: En el caso de vivir en una casa alquilada hay un “pequeño problema”. Al comunicar que la vivienda va a estar parcialmente afecta a una actividad económica, Hacienda exigirá que pagues IVA del 21% por el alquiler. No se paga IVA en los alquileres destinados directa y exclusivamente a vivienda. Dado que el ciclomensajero destinará parte de la casa como oficina, el arrendador debe repercutir IVA sobre el arrendatario. Además solo podrás deducir en el modelo 303 las cuotas de IVA soportadas por este arrendamiento en la proporción en la que utilice la vivienda para la actividad económica.
ALIMENTACIÓN
Es necesario que el gasto de manutención (alimentación) se haya incurrido en el desarrollo de la actividad económica del autónom@, es decir, no vale deducir comidas en días no trabajados, ni comilonas por fiestas o momentos de ocio con amigos. Los mayores conflictos con Hacienda para deducir las comidas se producirán en probar la vinculación del gasto con la actividad económica, hay que tener en cuenta que comer es inherentes a toda persona con independencia del desempeño de una actividad económica. Además los pequeños gastos de manutención quedarían incluidos automáticamente (en estimación directa simplificada) en la reducción del 5% de los rendimientos netos "por gastos de difícil justificación". En una comprobación a un autónomo por la Agencia Tributaria (mayo 2019) se indicaba:
" (...) la necesidad de comer es universal al ser humano independientemente de su actividad profesional, pues es imprescindible para el mantenimiento de la vida. Por ello, la relación de estos gastos con la actividad y la obtención de ingresos debe ser escrupulosamente justificada por el sujeto pasivo.”
El TSJ de Castilla- La Mancha (sentencia 15/07/2003 nº 694/1999 FJ 4º) reconoce que no es exigible una acreditación individual de que cada gasto esté vinculado con la actividad económica, se puede llegar a la convicción de la existencia de la vinculación mediante una serie de indicios que permitan ofrecer al menos una apariencia de que con carácter general tales gastos se realizan en el desarrollo de la actividad, entre otros, las comidas se desarrollan en lugares donde se realizan trabajos y en días laborables. Es fundamental no deducir facturas claramente no vinculadas a la actividad económica, para evitar dudas razonables sobre todos los gastos deducidos, introduciendo la duda de que el contribuyente ha aprovechado las dificultades probatorias para incluir gastos puramente particulares, lo que haría imposible creer en la leal actuación del autónom@ en relación con ninguna de las facturas incluidas, y surgiría la duda sobre todas ellas, quedando solamente la posibilidad de acreditar individualmente de que cada gasto esté vinculado a las actividades.
Cuando el gasto se realice en la localidad donde está situada la actividad económica, cabría justificar la necesidad del gasto para que la pausa de la comida dure el tiempo mínimo para que se pueda reemprender la actividad económica de forma inmediata. En cambio el gasto en comida que corresponda con un desplazamiento a un municipio distinto requiere de una prueba de la vinculación a la actividad para evitar que puedan deducirse gastos personales o de ocio.
Además existen requisitos legales específicos para los gastos de manutención:
(i) Deben ser consumiciones en establecimientos de restauración y hostelería (Bares, Restaurantes, hoteles...), por tanto, quedan excluidos los gastos de alimentación de compras en supermercado;
(ii) Deben pagarse con un medio electrónico de pago (tarjeta del banco o pago con móvil); y
(iii) Se fija un límite máximo diario de 26,67 euros.
Recuerda que el medio prioritario para documentar el gasto es una factura con tu nombre completo y NIF, por ejemplo, si vas siempre al mismo restaurante, te puede hacer una factura por todas las comidas del mes.
ROPA
La ropa que va a adquirir un ciclomensajer@ no tiene el carácter de ropa específica de la actividad económica, como sí sería el caso del uniforme de un policía o bombero. Hacienda no va dejar deducirse gastos de ropa que se puede utilizar para trabajar y para momentos de ocio. A pesar de este criterio oficial, puedes colar algún gasto de ropa de vez en cuando, como unas zapatillas deportivas, un maillot o culot, pero es importante que sean pequeñas excepciones dentro de la lista de gastos deducibles que deben percibirse como necesarios y de uso exclusivo para la actividad de ciclomensajer@.
BICICLETA U OTROS MEDIOS DE TRANSPORTE
En relación a la deducibilidad de los gastos derivados de la compra de un medio de transporte, así como los de su mantenimiento, reparaciones o utilización (combustible, peajes, parking público...), es necesario que el vehículo tenga la consideración de bien afecto a la actividad económica del ciclomensajer@.
En relación a la afectación de una bicicleta a la actividad económica, se consideraría afecta si fuese utilizada para necesidades privadas de forma accesoria y notoriamente irrelevante. Habría que justificar que el uso personal de la bici es solamente en días u horas inhábiles durante los cuales se interrumpe el ejercicio de la actividad de ciclomensajero (V1492-21 de 21/05/2021). Si tienes varias bicicletas es más fácil justificar el uso accesorio y notoriamente irrelevante de la bicicleta de trabajo.
En relación con un ciclomotor o motocicleta, solo se considera afecto si se utiliza de forma exclusiva en el ejercicio de la actividad económica. No obstante, se podrá entender afecto, aunque se utilice también para necesidades privadas, si es un “vehículo mixto destinado al transporte de mercancías”. Se define un "vehículo mixto" como un vehículo de motor especialmente dispuesto para el transporte, simultáneo o no, de mercancías y personas hasta un máximo de nueve incluido el conductor, y en el que se puede sustituir eventualmente la carga, parcial o totalmente, por personas mediante la adición de asientos. Por su parte, se define "mercancías" como todo género vendible, o cualquier cosa mueble que se hace objeto de trato o venta o cosas adquiridas por la empresa y destinadas a la venta sin transformación.
Se puede concluir que será deducible la compra de la bicicleta, ciclomotor o motocicleta, pero recuerda que se deduce vía amortización (32% al año), es decir, podrás deducirte en el IRPF el precio (sin incluir la cuota de IVA) a partes iguales en 3 años, un mes y 30 días. Cabe deducirte todo el precio en el mes de la compra si es un elemento de transporte nuevo y su valor no excede de 300,00 euros. Los demás gastos generados por el elemento de transporte (combustible, mantenimiento, limpieza y reparaciones) serán deducibles cuando se generaran en el desarrollo de la actividad económica y no por necesidades privadas. En el caso de vehículos a motor es práctica habitual del inspector rechazar el gasto si no se especifica la matrícula del vehículo destinatario de los servicios y bienes adquiridos (reparaciones, gasolina...).
No olvides tener el vehículo registrado en el Libro Registro de Bienes de Inversión y Libro Registro de Gastos.
NOTA: En caso de que el vehículo usado para desarrollar la actividad de transporte de mercancía, lo tengas en alquiler, es decir, no eres propietario del mismo, no cabe considerarlo afecto, pero se podrá deducir las cuotas de alquiler en base al principio de correlación de ingresos y gastos, es decir, son deducibles aquellos gastos respecto de los que se acredita que se han ocasionado en el ejercicio de la actividad (necesarios para la obtención de los ingresos).
Recuerda que siempre el uso particular debe acreditarse que es accesorio y notoriamente irrelevante.
ORDENADOR, IMPRESORA Y PROGRAMAS TIPO OFFICCE.
Se podría justificar la deducibilidad del precio de compra de un ordenador, impresora y programas informáticos tipo officce, si se utilizan para la gestión administrativa de la actividad económica (registro de facturas expedidas y recibidas, altas y bajas de turnos de trabajo, gestión de material de trabajo, comunicados vía email con los clientes). A pesar de la utilización simultánea para fines particulares, se podría indicar a Hacienda que es en días u horas inhábiles durante los cuales se interrumpe el ejercicio de dicha actividad.
Recuerda que al ser bienes de uso plurianual, el gasto se deduce vía amortizaciones (52% anual), salvo que sean adquiridos nuevos y su valor unitario no exceda de 300,00 euros que se podrán deducir al 100% en el año de compra.
MÓVIL
Si utilizas el mismo teléfono móvil en tu actividad como autónomo y en tu vida personal, no podrás deducirte el gasto de compra, ni los gastos del uso del móvil aunque sea para la actividad económica. Por el contrario, si tienes un móvil para el trabajo, tienes la posibilidad de desgravarte la compra vía amortizaciones (52% anual) o todo de golpe en el año de compra si es nuevo y no supera los 300 euros, así como los gastos que genere el móvil que solo utilizas para trabajar (V3151-19 13/11/2019).
Por lo tanto, te interesa disponer de dos teléfonos, uno para la actividad profesional y otro para la vida personal.
El teléfono fijo con oferta fusión donde va incluido wifi y TV, no te lo dejarán desgravar.